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「議事録」って

会社設立で使われる「議事録」ってどんなもの?


会社設立においてはさまざまな書類が必要となります。

特に多くの書類が必要となるのが「会社登記」を提出するステップにおいてですが、条件などによっては会社を登記するに当たって、その内容を証明する書類を提出しなくてはならないケースがあります。
会社設立に限らず、法人として認められる団体を設立する際にほぼ必須となるのが「議事録」です。
議事録とは発起人界や創立総会などの会議において行われた話し合いの内容を記録するものですが、これはなぜ必要とされるのでしょうか。

まずこの議事録というものがどういう役割を持っているのかというと、大きく分けて二つの役割であるということができます。

一つ目となるのが「会社登記の申請書の添付資料」、二つ目が「登記後のトラブルを防ぎ、トラブル発生時には記録を解決の用途に用いるため」ということになります。

会社設立に当たって、特に株式会社を設立するにあたっては出資者など、複数の人が会議を行って会社の条件などを取り決めるというのが通常です。

会議の場で定められた条件などがどのような話し合いの結果決定されたのかということを証明し、そして会社設立が完了して権利や利益が生まれていく中、誰かがその利益などを主張した際にそれが正当なものかどうかを判断するため、会議の記録を提出する必要が出てくるのです。
ですがここで注意するべきなのは、会社設立において制度が求めるのはあくまでも「添付資料」としてであるということです。

会社設立は日本において「社会的に役割を持つ法人の設立を認める」ということですから、その理由と存在意義を理解できるような資料を提出するということが求められる根本的な理由なのです。
「トラブル発生時の解決」という側面を議事録が有しているのは間違いのないことですが、これに関しては他の書類であっても代用ができないわけではありません。

しかしながら現在の会社法においては、株式発行事項に対しては出資者全員が同意をしなくてはなりませんし、募集設立においては創立総会が開催されることなどが条件となっています。

そしてこれらの条件については、出資者の誰か一人が「そういった事実はなかった」と主張するだけで、非常に大きなトラブルの原因となります。
そうしたトラブルを防ぐには何かしらの形で「出席したのは誰か」ということや「出資者の中に合意をしなかったものはいなかったか」といったようなことを証明する書類が必ず必要となります。

議事録は会社登記における添付資料としての役割が主ですが、トラブル発生を防ぐ役割も持っています。
会社設立の際には面倒だからといって書類作成を軽んじることなく、しっかりと向き合って書類を作成するように心がけましょう。

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